Етикет ділового спілкування


Етикет ділового спілкування ( особливості телефонного спілкування, листування, візитні картки)



Скачати 225,14 Kb.
Сторінка3/4
Дата конвертації27.01.2020
Розмір225,14 Kb.
1   2   3   4

2. Етикет ділового спілкування ( особливості телефонного спілкування, листування, візитні картки)


Питання етикету в діловій сфері не так малозначимий, як може здатися. Бізнес - це насамперед людські відносини між партнерами. Дотримання правил ділового етикету показує рівень Вашого професіоналізму.

Особливо це важливо для тих, у кого є ділові партнери з інших країн. Отут потрібно дотримуватися правил гарного тону, характерних саме для цієї країни. Ці правила дуже часто міняються. Наприклад, зовсім недавно вважалося, що чоловік повинен розорювати двері перед жінкою, пропускати її в ліфт, допомагати одягати пальто й так далі. Сучасні правила говорять, що ці дії робити необов'язково.

Але все-таки існує трохи загальних для всіх правил ділового етикету.

1. Пунктуальність.

Потрібно вміти розраховувати час, необхідне для того, щоб вчасно приїжджати на роботу. Інакше зі зложитися думка, що на Вас не можна покластися.

2. Не говорите зайвого.

Будь-яка організація має свої комерційні секрети, співробітники не повинні розголошувати цю інформацію.

3. Стиль одягу.

У будь-якій ситуації Ви повинні виглядати відповідно случаю й не вибиватися з контингенту працівників Вашого рівня.

4. Гарна мова спілкування.

Стиль Вашого листа й усної бесіди повинен бути стилістично грамотним і якісним., тому що від цього залежить те, як Вас сприймають навколишні.

5. Позитивний образ ділової людини.

Або імідж як прийнятий зараз говорити. Він може бути різним від приємного в спілкуванні й усіляких контактах людини, чуйного співрозмовника до грубіяна й скандаліста. Створюючи цей неповторний образ, потрібно в першу чергу думати про те, як ти будеш виглядати в очах оточуючих тебе людей.

6. Інтерес і увага до навколишніх.

Ділова людина повинен щиро цікавитися іншими людьми, більше слухати, чим говорити. Потрібно довідатися побільше про свого співрозмовника, що він думає, який він людина. Називайте свого співрозмовника по ім'ю, задавайте питання. Все це допоможе в налагодженні подальших відносин.

7. Виключити вдавання, бути самим собою.

Це дуже важливий аспект. Потрібно якнайбільше посміхатися людям, адже саме у ваших очах вони можуть прочитати вдавання і єхидство, це може привести до припинення спілкування.

8. Вселяння співрозмовникові його значимості.

Робити це потрібно щиро, при цьому ви повинні бачити достоїнства інших людей, уміти похвалити їх або подякувати, дати зрозуміти, що вони вам дуже потрібні.

Із усього вище сказаного можна зрозуміти, що будь-яка інформація, що надходить до людини в ході бесіди, у тому числі й безсловесна, повинна бути для нього змістовної, потрібно правильно вміти зрозуміти й відчути співрозмовника й потім уже зробити висновок про те, як поводитися з ним.

Все це придасть діловій людині в пристрої його бізнесу й розташовує його потенційних клієнтів до нього].

Ділове спілкування - це процес взаємозв'язку і взаємодії, в якій відбувається обмін діяльністю, інформацією і досвідом, що припускає досягнення певного результату, рішення конкретної проблеми або реалізацію певної мети.

В цілому ділове спілкування відрізняється від буденного (неформального) тим, що в його процесі ставляться ціль і конкретні задачі, які вимагають свого рішення. В діловому спілкуванні ми не можемо припинити взаємодію з партнером (принаймні, без втрат для обох сторін). В звичайному дружньому спілкуванні частіше всього не ставляться конкретні задачі, не переслідується певна мета. Таке спілкування можна припинити (за бажанням учасників) у будь-який момент.

Ділове спілкування можна умовно розділити на пряме (безпосередній контакт) і непряме (коли між партнерами існує просторово-часова дистанція).

Пряме ділове спілкування володіє більшою результативністю, силою емоційної дії і навіювання, чим непряме, в ньому безпосередньо діють соціально-психологічні механізми.

Розрізняють два види спілкування: вербальне і невербальне. Спілкування, здійснюване за допомогою слів, називається вербальним. При невербальному спілкуванні засобом передачі інформації є невербальні (несловесні) знаки (пози, жести, міміка, інтонація, погляди і т.д.).

Мова здатна точно і неупереджено фіксувати інтелектуальні міркування людини, служити засобом передачі однозначно трактованих повідомлень. Саме тому мова успішно використовується для закріплення і передачі різного роду наукових ідей, а також координації спільної діяльності, для осмислення душевних переживань людини, його взаємин з людьми.

Невербальні засоби спілкування частіше всього використовуються для встановлення емоційного контакту із співбесідником і підтримки його в процесі бесіди, для фіксації того, наскільки добре людина володіє собою, а також для отримання інформації про те, що люди насправді думають об інших.

Механізми дії в процесі спілкування.

Зараження можна визначити як несвідому, мимовільну схильність людини певним психічним станам. Воно виявляється через передачу певного емоційного стану або психічного настрою.

Навіювання - це цілеспрямована не аргументована дія однієї людини на іншого. При навіюванні здійснюється процес передачі інформації, заснований на її некритичному сприйнятті.

Переконання. Дія побудована на тому, щоб за допомогою логічного обґрунтовування добитися згоди від людини, що приймає інформацію.

Наслідування. Його специфіка, на відміну від зараження і навіювання, полягає в тому, що тут здійснюється не просте ухвалення зовнішніх рис поведінки іншої людини, а відтворення ним рис і зображень демонстрованої поведінки.

Структуру ділового спілкування можна охарактеризувати шляхом виділення в ньому трьох взаємозв'язаних сторін: комунікативній, інтерактивній і перфективний.

Комунікативна сторона ділового спілкування. Спілкування - це комунікація, тобто обмін думками, переживаннями, настроями, бажаннями і т.д. Зміст конкретної комунікації може бути різним: обговорення новин, повідомлення про погоду або суперечка про політику, рішення ділових питань з партнерами і ін. Комунікація в спілкуванні завжди значуща для її учасників, оскільки обмін повідомленнями відбувається не без причини, а ради досягнення якихось цілей, задоволення якихось потреб і т.д.

Інтерактивна сторона ділового спілкування полягає в організації взаємодії між людьми, тобто в обміні не тільки знаннями і ідеями, але і діями. Дія - головний зміст спілкування. Описуючи його, ми часто використовуємо терміни дій. Наприклад _він наніс мені удар» або _він підстроївся під мене». Також дуже важливо уміти співвідносити дії і ситуацію. Адже одна і та ж ситуація може бути по-різному висвітлена» партнерами і відповідно їх дії в одній і тій же ситуації можуть бути різними.

Перфективна сторона ділового спілкування означає процес сприйняття одного партнерами по спілкуванню і встановлення на цьому ґрунті взаєморозуміння. Спілкуючись з людиною, ми як би читаємо» його, і це збігле читання» дозволяє нам розуміти його поведінку. Дуже часто важливо не тільки саме по собі розуміння тієї або іншої поведінки, але і основ, витоків, рушійних сил і механізмів[3, c. 59-62].

Ділове спілкування реалізується в різних формах:



  • ділова бесіда

  • ділові переговори

  • ділові наради

  • публічні виступи.

Практика ділових відносин показує, що в рішенні проблем, пов'язаних з між особовим контактом, багато що залежить від того, як партнери (співбесідники) уміють налагоджувати контакт один з одним. При всьому різноманітті форм ділового спілкування ділова бесіда є найбільш поширеною і частіше всього вживаній.

Часто ми не звертаємо увагу на те, як ми говоримо. На питання, зв'язані з вибором стилю мови, якоюсь мірою дасть відповідь вивчення стилю розмови. Дослідження в цій області показали, що існує три основних стилі ведення розмови.

Перший стиль - людина може розмовляти, як «батько» з дитиною.

Другий стиль - «дитина» звертається до «батька» за підтримкою. Звичайно, це не виходить, що людина говорить по-дитячи, але відносини, що зв'язують його з тим, про що і кому він говорить, нагадують відносини «батька» і «дитини».

І, нарешті, третій стиль – стиль «дорослого», що коли говорить не виражає своє відношення до того, що він говорить, і очікує від співрозмовника того ж емоційно нейтральної відповіді.

Ці три стилі ведення розмови умовно можна позначити трьома пересічними окружностями. Протягом декількох хвилин той самий людина може використовувати в спілкуванні всі три стилі. Якщо співрозмовник почуває стиль і відповідає згідно цьому, така комунікація називається рівнобіжної. Рівнобіжне використання стилів дозволяє домогтися найбільшої ефективності під час бесіди і мобілізувати сили підлеглих.

Люди не тільки слухають, що їм говорять, але й уважно стежать за жестами, якими супроводжується мова. Звичайно, багато про що розповість вираження обличчя, але положення нашого тіла усе-таки важливіше.

Керівник повинний стежити, щоб його слова «не розходилися» з жестами. Звичайно, іноді складно справитися із собою, але краще пояснити це своїм підлеглим, чим збивати їх з користі дивним поводженням і плутаною мовою.

Більшість людей знайомі з теорією мови рухів тіла, зв'язаних з підсвідомістю. Є ситуації, у яких і керівник, і підлеглий почувають себе ніяково, і часто єдиним засобом, здатним зняти напруга, є саме доречний жест. Гарним прикладом такої ситуації є співбесіда при прийомі на роботу. Якщо менеджер сидить за столом, це зайвий раз підкреслює його положення і влада в організації, але його співрозмовник буде почувати себе напружено і неприродно. Тому менеджеру краще сісти поруч з ним і протягом усієї розмови уникати положень, що можуть поставити візитера «у тупик».

На нарадах своєрідним «барометром напруженості» можуть стати люди, що сидять осторонь від усіх, що закладають руки за голову (підсвідоме вираження агресивності) чи постійно пригладжують волосся (жест незгоди). Керівнику потрібно сидіти прямо і намагатися установити стійкий зоровий контакт із всіма учасниками наради. Якщо людина відводить чи ока не відривається погляд від своїх паперів, це говорить про те, що він почуває себе не дуже чи затишно не зовсім упевнений у собі[8, c. 103-106].

Знання мови рухів тіла допомагає також керівнику під час спілкування, тому що уміння розуміти мова жестів допомагає уловлювати зміну настрою співрозмовника і вчасно згладжувати назріваючі чи конфлікти доречною фразою привернути увагу до теми розмови.

Постараюся перелічити основні жести, що видають настрій співрозмовника:

Знаки схвалення дій партнера:


  • оживлений, зацікавлений погляд, розкутість пози (партнер як би подається назустріч співрозмовнику, розстібаючи піджак, ледве нахиливши голову);

  • розкриті і розгорнуті убік співрозмовника долоні рук. Мимовільні ледве помітні кивки головою, легеня дотик до чи руки плечу партнера, що супроводжує схвальну репліку;

  • теплий поважний тон мови.

Оцінні жести і пози:

  • замислене (міркування) вираження обличчя, що супроводжується характерним положенням долоні в щоки (свідчить про те, що співрозмовника щось зацікавило, залишається з'ясувати, що ж спонукало його зосередитися на якійсь проблемі);

  • партнер свідомо відводить очі від співрозмовника. Це жест чи досади невдоволення. Партнер боїться бути викритим у своїх сумнівах;

  • покусування дужки чи оправи протирання стекол окулярів. (Це як би «тайм-аут» співрозмовника для аналізу чи ідей пропозицій).

Під діловою бесідою розуміють мовне спілкування між співбесідниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій і фірм для встановлення ділових відносин, дозволу ділових проблем або вироблення конструктивного підходу до їх рішення.

Ділова бесіда є найбільш сприятливою, часто єдиною можливістю переконати співбесідника в обґрунтованості вашої позиції з тем, щоб він погодився і підтримав її. Таким чином, одна з головних задач ділової бесіди - переконати партнера прийняти конкретні пропозиції.

Ділова бесіда виконує ряд найважливіших функцій:


  • взаємне спілкування працівників з однієї ділової сфери;

  • сумісний пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів;

  • контроль і координування вже початих ділових заходів;

  • підтримка ділових контактів;

  • стимулювання ділової активності.

Основними етапами ділової бесіди є:

  • початок бесіди;

  • інформування партнерів;

  • аргументування положень, що висуваються;

  • ухвалення рішень;

  • завершення бесіди.

В поняття службового (ділового) етикету входять норми і звичаї, регулюючі культуру поведінки людини в суспільстві.

Службовий (діловий) етикет, це є сукупність правил, пов'язаних з умінням тримати себе в суспільстві, зовнішньою охайністю, правильністю побудови бесіди і ведення листування, письменністю і ясністю викладу своїх думок, культурою поведінки за столом і в інших ситуаціях ділового і світського спілкування.

Етичний сенс етикету виявляється, перш за все, в тому, що з його допомогою ми одержуємо, можливість виразити пошану до людини.

„Зміст етикету” - визнання значущості людини або вияв пошани до нього, виражений у формі ввічливості, чемності" (Стошкус А. Етикет в розвитку суспільства).

Залежно від призначення, соціальної приналежності його носіїв етикет може визначатися як придворний, дипломатичний, військовий, діловий і т.п.

Загальна тенденція, що характеризує сучасний етикет, - його демократизація, позбавлення від зайвої ускладненості і химерності, прагнення до природності і розумності. Ця тенденція, проте, не відміняє всієї суворості і обов'язковості застосування етикету, наприклад, в такій сфері, як міжнародне спілкування, де відступ від загальноприйнятих норм може завдати збитку і країні, і її представникам.

Що стосується ділового (службового) етикету, то він ґрунтується на тих же етичних нормах, що і світський. Білоруський дослідник І. Браїм, відзначаючи взаємозв'язок ділового і світського етикетів, виділяє наступні загальні для них етичні норми:

- ввічливість, яка є виразом поважного відношення до людини. Проявляти ввічливість - значить, бажати добра людині. Суть ввічливості - доброзичливість; коректність або уміння тримати себе завжди в рамках пристойності, навіть в конфліктній ситуації.

Тактовність - відчуття міри, перевищивши яке, можна образити людину або не дати йому "зберегти особу" в скрутній ситуації; - скромність - стриманість в оцінці своїх чеснот, знань і положення в суспільстві; благородність - здатність скоювати безкорисливі вчинки, не допускати приниження ради матеріальної або іншої вигоди. Точність - відповідність слова справі, пунктуальність і відповідальність при виконанні узятих зобов'язань в діловому і світському спілкуванні. (Браїм І.Н. Етика ділового спілкування).

В міжнародній сфері діловий етикет в цілому слідує нормам і традиціям, найбільш повно виражено в дипломатичному протоколі і етикеті. Під дипломатичним протоколом розуміється сукупність загальноприйнятих норм, правил і традицій, дотримуваних офіційними особами в міжнародному спілкуванні. При цьому дипломатичний етикет, як важлива частина протоколу, регламентує правила поведінки офіційних осіб під час різних заходів, що включають переговори, зустрічі делегацій, візити, бесіди, взаємні уявлення, прийоми і т.д.

Сучасний етикет успадковує звичаї практично всіх народів від сивої старовини до наших днів. В основі своїй ці правила поведінки є загальними, оскільки вони дотримуються представниками не тільки якогось даного суспільства, але і представниками самих різних соціально-політичних систем, існуючих в сучасному світі[4, c. 89-92].

Дипломатичний протокол і діловий етикет носять наднаціональний характер і у зв'язку з цим отримали широке розповсюдження у сфері міжнародного ділового спілкування.

Основні принципи протоколу відповідають етичним нормам ділового і світського спілкування і включають:

1) взаємну ввічливість;

2) такт;

3) невимушеність (природність, розкутість, але не фамільярність;

4) розумність (раціональність);

5) обов'язковість.

Етику ділового спілкування слід ураховувати в різних її виявах: у відносинах між підприємством і соціальним середовищем; між підприємствами; усередині одного підприємства. Між сторонами того або іншого виду ділового спілкування існує своя специфіка. Задача полягає в тому, щоб сформулювати такі принципи ділового спілкування, яке не тільки відповідали кожному виду ділового спілкування, але і не суперечили загальним етичним принципам поведінки людей. Разом з тим, вони повинні служить надійним інструментом координації діяльності людей, залучених в ділове спілкування.

Стосовно ділового спілкування основний етичний принцип можна сформулювати таким чином: в діловому спілкуванні при ухваленні рішення про те, які цінності слід вважати за краще в даній ситуації, поступати так, щоб максима твоєї волі була сумісна з етичними цінностями інших сторін, що беруть участь в спілкуванні, і допускала координацію інтересів всіх сторін.

Таким чином, в основі етики ділового спілкування повинна бути координація, а по можливості і гармонізація, інтересів. Природно, якщо воно здійснюється етичними засобами і в ім'я морально виправданих цілей. Тому ділове спілкування повинне постійно перевірятися етичною рефлексією, реабілітуючи мотиви вступу до нього. При цьому зробити етичні правильний вибір і ухвалити індивідуально рішення, часто справа зовсім не просте. Ринкові відносини надають свободу вибору, але разом з тим збільшують кількість варіантів рішення, породжують комплекс моральних дилем, що чекають ділових людей на кожному кроці в процесі їх діяльності і спілкування.

Норми моральності, що склалися є результатом тривалого по часу процесу становлення взаємин між людьми. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні відносини, бо не можна існувати не поважаючи одного, не накладаючи на себе певних обмежень.

Правила етикету вироблені сторіччями і направлені зокрема на запобігання конфліктів і поліпшення відносин між людьми.

Ділова людина, діюча за правилами етикету, справляє якнайкраще враження на оточуючих, не прикладаючи до цього додаткових зусиль і зберігаючи при цьому власну чесноту.





Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4


База даних захищена авторським правом ©pedagogi.org 2019
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка